Abmahnung - Die häufigsten Fragen

1. Was ist eine Abmahnung?

Mit der Abmahnung wird ein vertragswidriges Verhalten oder eine Schlechtleistung im Arbeitsverhältnis gerügt. Zugleich wird in einer Abmahnung angekündigt, dass im Wiederholungsfall weitere Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen können. Eine Abmahnung ist regelmäßig zunächst als milderes Mittel vor einer späteren verhaltensbedingten Kündigung nötig.

2. Welchen konkreten Inhalt muss eine Abmahnung haben?

Eine inhaltlich wirksame Abmahnung unterliegt strengen Voraussetzungen. Sie muss Hinweisfunktion und Warnfunktion enthalten. Darunter ist Folgendes zu verstehen:

Hinweisfunktion: Der Arbeitgeber muss das konkret beanstandete Verhalten des Arbeitnehmers so genau wie möglich beschreiben. Dabei verbieten sich Pauschalisierungen, wie z.B. der Arbeitnehmer würde sehr häufig zu spät kommen. Zugleich muss der Arbeitgeber deutlich machen, dass er dieses Verhalten nicht duldet. Außerdem ist der Arbeitnehmer dazu aufzufordern, in der Zukunft das entsprechende Verhalten zu unterlassen.

Warnfunktion: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer zugleich deutlich machen, dass er im Wiederholungsfall mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen muss.

Jede Abmahnung ist daher als eine Art Warnschuss für den Arbeitnehmer zu verstehen, sich künftig vertragsgerecht zu verhalten.

3. Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?

Das Gesetz sieht für eine Abmahnung keine besondere Form vor. Eine Abmahnung kann daher auch mündlich erfolgen. Weil eine wirksame Abmahnung jedoch den oben benannten Inhalt besitzen muss, wird der Arbeitgeber die Abmahnung in der Regel schriftlich erteilen, schon um künftigen Nachweisschwierigkeiten (etwa in einem Arbeitsgerichtsprozess) zu begegnen.

4. Welches Fehlverhalten kann abgemahnt werden?

Abgemahnt werden kann jeder Vertragsverstoß, der nicht nur eine bloße Bagatelle darstellt. Außerdem muss der Vertragsverstoß vom Arbeitnehmer selbst steuerbar sein. Damit engt sich die Möglichkeit der Abmahnung auf ein willentliches Verhalten des Arbeitnehmers ein. Eine Abmahnung aus Krankheitsgründen ist deshalb ausgeschlossen. Ist der Arbeitnehmer hingegen in der Lage sein Verhalten zu ändern, unterliegen solche Vertragsverstöße der Möglichkeit der Abmahnung. Häufigste Beispiele hierfür sind: Straftaten mit Bezug zum Arbeitsverhältnis, Arbeitszeitbetrug, Alkoholkonsum am Arbeitsplatz, absichtlich schlechte Arbeitsleistung, unerlaubte Nutzung sozialer Medien, unentschuldigtes Fernbleiben von der Arbeit oder zu spät kommen.

5. Muss der Arbeitnehmer zu einer Abmahnung angehört werden?

Grundsätzlich besteht keine Verpflichtung dazu, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vor einer Abmahnung anhören muss. Allein eine fehlende Anhörung würde daher eine Abmahnung nicht unwirksam machen.

Anderes kann jedoch in Tarifverträgen ausgeführt sein. Mitunter sind dort Regelungen zu finden, die eine Anhörung des Arbeitnehmers verpflichtend vorsehen, bevor eine Abmahnung ausgesprochen werden kann. Geschieht das nicht, kann allein das Grund dafür sein, dass die Abmahnung wieder aus der Personalakte zu entfernen ist.

Unabhängig davon, dass eine Anhörung in der Regel nicht nötig ist, räumen Arbeitgeber einem Arbeitnehmer oftmals gleichwohl die Möglichkeit zur Stellungnahme vor einer beabsichtigten Abmahnung ein. Das kann dann sinnvoll sein, wenn der Sachverhalt unklar ist und hierdurch etwaigen Missverständnissen vorgebeugt werden kann.

6. Kann der Arbeitgeber aus dem gleichen Grund abmahnen und kündigen?

Der Arbeitgeber muss sich entscheiden, ob er dem Arbeitnehmer wegen einer Vertragsverletzung eine Abmahnung oder eine verhaltensbedingte Kündigung ausspricht. Das selbe Fehlverhalten des Arbeitnehmers kann also nur entweder für eine Abmahnung oder für eine verhaltensbedingte Kündigung zu Grunde gelegt werden. Aufgrund dessen ergibt sich zugleich, dass das einmal abgemahnte Fehlverhalten nicht gleichzeitig oder künftig ebenso Kündigungsgrund sein kann. Durch die Abmahnung wird der konkret gerügte Verstoß als Kündigungsgrund verbraucht. Gekündigt werden kann deshalb nur auf Basis einer neuen gleichartigen Vertragsverletzung.

7. Muss vor einer Kündigung immer erst eine Abmahnung erfolgen?

Eine Abmahnung ist allenfalls in seltenen Ausnahmefällen entbehrlich. Aus Gründen der Verhältnismäßigkeit darf das Arbeitsverhältnis aber in der Regel nicht gleich beim ersten vertragswidrigen Verhalten gekündigt werden. Die Möglichkeit einer verhaltensbedingten Kündigung ist grundsätzlich erst dann eröffnet, ist der Arbeitnehmer zuvor einschlägig abgemahnt worden. Hat der Arbeitgeber also nicht ohne Erfolg abgemahnt, kann er eine verhaltensbedingte außerordentlich fristlose Kündigung bzw. ordentliche Kündigung grundsätzlich nicht wegen eines einmalig missbilligten Fehlverhaltens des Arbeitnehmers aussprechen. Die Notwendigkeit einer vorherigen Abmahnung hat dabei zum Hintergrund, dass der Arbeitnehmer nach der Abmahnung die Chance erhalten soll, die gerügte Verhaltensweise künftig abzustellen.

8. Wann ist eine Abmahnung vor der Kündigung entbehrlich?

Vom Grundsatz, dass vor einer verhaltensbedingten Kündigung in der Regel abgemahnt werden muss, kann in Ausnahmefällen abgewichen werden:

• Wenn von Anfang an klar ist, dass der Arbeitnehmer sich nicht ändern wird oder ändern kann.
• Bei besonders schweren Vertragsverletzungen, hinsichtlich derer sich der Arbeitnehmer von Anfang an bewusst sein musste, dass der Arbeitgeber derartiges Fehlverhalten nicht dulden würde.
• Wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einer derart intensiven Weise erschüttert worden ist, dass auch eine Abmahnung das Vertrauensverhältnis nicht wieder herstellen würde.

9. Was ist unter einer einschlägigen Abmahnung zu verstehen?

Von einer einschlägigen Abmahnung vor einer verhaltensbedingten Kündigung spricht man dann, stehen der Grund der Kündigung und das früher abgemahnte Fehlverhalten in einem engen sachlichen Zusammenhang. Der Pflichtenverstoß muss dabei zwar nicht identisch sein. Das erneute Fehlverhalten muss aber demselben Pflichtenkreis zuzuordnen sein. Das ist beispielsweise bei Unpünktlichkeit und unentschuldigtem Fehlen der Fall. Das ist hingegen nicht der Fall bei Unpünktlichkeit und Leistungsmängeln.

10. Innerhalb welcher Frist muss gegen eine Abmahnung vorgegangen werden?

Im Gegensatz zu einer Kündigungsschutzklage, mit der gegen ein Kündigungsschreiben innerhalb von 3 Wochen vorgegangen werden muss, gibt es beim Vorgehen gegen eine Abmahnung keine Fristen zu beachten. Sollte es zu einer künftigen verhaltensbedingten Kündigung des Arbeitgebers kommen, kann auch noch innerhalb des Kündigungsschutzverfahrens die Abmahnung angegriffen werden. Da bis dahin jedoch die Einzelheiten des abgemahnten Verhaltens möglicherweise bereits verblasst sind, ist eine Beweissicherung anzuraten. Das kann beispielsweise die eigene schriftliche Erfassung der konkreten Situation unter Auflistung von Zeugen und Belegen sein.

11. Kann auf die Rücknahme einer Abmahnung geklagt werden?

Ist die Abmahnung ungerechtfertigt und nimmt der Arbeitgeber diese nicht zurück, ist auch eine Klage gegen die Abmahnung möglich. Dieser Schritt sollte indes wohl überlegt sein. Mit der Abmahnung hat der Arbeitgeber zunächst lediglich einen Warnschuss ausgesprochen und noch keine Kündigung. Die Klage gegen die Abmahnung könnte daher das Arbeitsverhältnis weiter belasten. Außerdem besteht für den Fall einer künftigen verhaltensbedingten Kündigung immer noch die Möglichkeit, die Abmahnung im Rahmen des dann geführten Kündigungsschutzverfahrens anzugreifen.

12. Muss vor jeder Kündigung dreimal abgemahnt werden?

Es genügt eine einzige einschlägige wirksame Abmahnung, um bei weiterem Fehlverhalten kündigen zu können. Es sind also keine drei Abmahnungen erforderlich, im Gegenteil. Die steigende Anzahl ausgesprochener Abmahnungen schwächt ihre Wirkung immer mehr ab und entwertet damit das Drohpotential des Arbeitgebers zum Ausspruch einer Kündigung. Die Abmahnung soll in der Regel der letzte Warnschuss sein, bevor bei erneutem gleichartigen Fehlverhalten eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen wird. Mehrere Abmahnungen wegen desselben Vergehens können schlimmstenfalls dazu führen, dass eine spätere Kündigung unwirksam ist. Hierdurch würde ein Vertrauen beim Arbeitnehmer darauf geschaffen, der Arbeitgeber werde das Fehlverhalten auch in Zukunft schon weiterhin dulden ohne zu kündigen.

13. Innerhalb welcher Frist muss eine Abmahnung ausgesprochen werden?

Anders als etwa bei außerordentlichen Kündigungen, die innerhalb von 14 Tagen seit Bekanntwerden des Kündigungsgrundes ausgesprochen werden müssen, hat der Arbeitgeber beim Ausspruch einer Abmahnung keine Fristen einzuhalten. So kann der Arbeitgeber auch geraume Zeit später ein früheres Fehlverhalten grundlegend immer noch abmahnen. Eine Abmahnung wäre nur dann nicht mehr möglich, wenn der Arbeitgeber das entsprechende Fehlverhalten bereits früher in anderer Weise moniert hatte, beispielsweise durch Ermahnung.

14. Wann verliert eine Abmahnung ihre Wirkung?

Verhält sich der Arbeitnehmer nach einer ausgesprochenen Abmahnung über einen längeren Zeitraum vertragsgemäß, entscheidet sich jeweils im Einzelfall, ab wann die Abmahnung für eine künftig etwa auszusprechende verhaltensbedingte Kündigung noch Wirkung entfaltet. Je länger die Abmahnung zurückliegt, desto weniger wird das der Fall sein. Hintergrund ist, dass nach einem gewissen Zeitablauf die der ursprünglichen Abmahnung innewohnende Warnfunktion ihre disziplinierende Wirkung augenscheinlich entfaltet hat. In der Regel dürfte davon auszugehen sein, dass eine Abmahnung nach 2 bis 3 Jahren ihre Wirkung verliert und auch aus der Personalakte zu entfernen ist.

Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung der Abmahnung in der Personalakte besitzt. Das kann dann der Fall sein, wenn eine nicht unerhebliche Pflichtverletzung im Vertrauensbereich vorgelegen hat. Das ursprünglich abgemahnte Verhalten des Arbeitnehmers muss für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden sein.

15. Wann besteht ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte?

Die Abmahnung ist aus der Personalakte zu entfernen, wenn wenigstens eines der folgenden Kriterien gegeben ist:

• formelle Mängel: Der Arbeitgeber wirft dem Arbeitnehmer sein Fehlverhalten nur pauschal vor. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die konkrete Art des Fehlverhaltens und der Zeitpunkt nicht detailliert genug beschrieben werden. Ein formeller Mangel liegt auch vor, enthält die Abmahnung keinen Hinweis darauf, dass bei künftig vergleichbarem Fehlverhalten mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung zu rechnen ist.
• unrichtige Tatsachenbehauptungen: Der Arbeitgeber wirft dem Arbeitnehmer ein von diesem tatsächlich nicht begangenes Fehlverhalten vor.
• unzutreffende rechtliche Bewertung: Der Arbeitgeber ordnet ein Verhalten des Arbeitnehmers zu Unrecht als Pflichtverstoß ein (z.B.: der Arbeitnehmer bucht Umkleidezeiten für vorgeschriebene Dienstkleidung in seinem Arbeitszeitkonto).
• Unverhältnismäßigkeit: Die Abmahnung steht im krassen Missverhältnis zum vorgeworfenen Verstoß, etwa weil der Arbeitgeber Banalitäten abmahnt (z.B. ein kurzes Gespräch unter Kollegen).
• entfallenes rechtliches Interesse des Arbeitgebers: Hier wird im Einzelfall zu entscheiden sein, ob die Abmahnung auch für künftige Personalentscheidungen noch von Bedeutung sein kann oder zwischenzeitlich bedeutungslos geworden ist.

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