Arbeitszeugnis – die häufigsten Fragen

1. Wann erhält man ein Arbeitszeugnis?

Einerseits hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm ein Arbeitszeugnis ausstellt, wenn das Arbeitsverhältnis endet. Dabei ist es völlig unerheblich, aus welchen Gründen das Arbeitsverhältnis endet. Das kann durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Ablauf der Befristung des Arbeitsverhältnisses geschehen. Schließlich spielt auch die Länge des Arbeitsverhältnisses grundlegend keine Rolle, so dass auch vor Ablauf der Probezeit ein Arbeitszeugnis gefordert werden kann. Unerheblich ist es ebenso, ob der Arbeitnehmer nur Teilzeit beschäftigt war.

Andererseits kann der Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen auch im laufenden Arbeitsverhältnis ein Arbeitszeugnis als sogenanntes Zwischenzeugnis fordern.

2. Was unterscheidet ein einfaches von einem qualifizierten Arbeitszeugnis?

Typischerweise wird der Arbeitgeber bei einer nur sehr kurzen Beschäftigungsdauer die Leistung und das Verhalten eines Arbeitnehmers noch nicht verlässlich beurteilen können. Daher wird für nur kurz bestehende Arbeitsverhältnisse in der Regel nur ein einfaches Arbeitszeugnis gefordert werden können. Im Wesentlichen beinhaltet das einfache Arbeitszeugnis lediglich den Ort und die Dauer der Beschäftigung sowie die Aufzählung der ausgeführten Tätigkeiten.

Bei einer längeren Beschäftigung ist dem Arbeitgeber hingegen eine umfänglich bessere Beurteilung des Arbeitnehmers möglich. In solchen Fällen hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. In einem qualifizierten Arbeitszeugnis erfolgt über die Angaben eines einfachen Arbeitszeugnisses hinaus noch eine Bewertung der Leistung und des Verhaltens des Arbeitnehmers.

3. Was ist ein Zwischenzeugnis?

Auch wenn das Arbeitsverhältnis nicht endet, können Arbeitnehmer im laufenden Arbeitsverhältnis ein Zeugnis verlangen. Das ist dann möglich, wenn ein hierauf gerichtetes berechtigtes Interesse besteht.

Das berechtigte Interesse kann sich einerseits aus innerbetrieblichen Gründen ergeben. So wäre die Forderung nach einem Zwischenzeugnis gerechtfertigt, wenn sich das Arbeitsverhältnis inhaltlich ändert, etwa durch Umstrukturierung, Versetzung, Änderungskündigung oder anstehende Betriebsübernahme.

Das berechtigte Interesse kann sich daneben auch aus persönlichen Gründen des Arbeitnehmers ergeben. Zu benennen sind hier insbesondere die Bestrebungen des Arbeitnehmers, sich anderweitig um eine (interne oder externe) Stelle zu bewerben, eine etwaige notwendige Vorlage des Zwischenzeugnisses bei Behörden, zur Untermauerung von Kreditanträgen oder aber für den Fall, dass in der Person des Arbeitnehmers eine absehbar längere Unterbrechung der Arbeitstätigkeit ansteht, etwa durch Wehrdienst oder Elternzeit.

4. Weswegen ist ein Zwischenzeugnis sinnvoll?

Als Grundlage für das am Ende eines Arbeitsverhältnisses auszustellenden Arbeitszeugnisses ziehen viele Arbeitgeber oftmals nur die letzten Monate des Arbeitsverhältnisses heran. Tatsächlich hat aber eine Gesamtbetrachtung des Arbeitsverhältnisses stattzufinden.

Gerade dann, wenn Arbeitsverhältnisse über viele Jahre angedauert haben, dürften die vom Arbeitnehmer erbrachten Leistungen und dessen Verhalten in der Erinnerung des Arbeitgebers verblassen. Endet ein Arbeitsverhältnis im Guten, können zwar oft einvernehmliche Regelungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gefunden werden. War das Arbeitsverhältnis hingegen belastet und hat es auf Grund einer Arbeitgeberkündigung geendet oder ist dem Arbeitnehmer ein Aufhebungsvertrag abgerungen worden, betrachten Arbeitgeber oftmals genug nicht mehr das gesamte Arbeitsverhältnis. Im Arbeitszeugnis erfolgt dann sehr häufig eine nur auf den belasteten Zeitabschnitt verengte Darstellung.

Dem kann vorgebeugt werden. Wenn der Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis mit einer deutlich besseren Benotung vorzuweisen hat, muss sich dieser Bewertungsmaßstab auch in der Gesamtbewertung niederschlagen. Im Ergebnis führt das zu einer Verbesserung des Arbeitszeugnisses. Insofern der Arbeitgeber dem gleichwohl entgegentritt, sollte der Arbeitnehmer aktiv werden. Notfalls kann er im Rahmen eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens eine Berichtigung des Arbeitszeugnisses beantragen und hier den Inhalt des Zwischenzeugnisses zur Beweisführung nutzen. Vom Inhalt eines Zwischenzeugnisses kann der Arbeitgeber im Abschlusszeugnis nämlich nur abweichen, wenn sich Leistungen und Verhalten des Arbeitnehmers später nachweislich geändert haben (LAG Köln, Urteil vom 12.09.2023 – 4 Sa 12/23).

Aber auch in weiteren Situationen ist das Vorhandensein eines Zwischenzeugnisses von Nutzen. Man muss sich nur verdeutlichen, dass im Laufe vieler Beschäftigungsjahre auch die unmittelbaren Vorgesetzten wechseln können. Ein neuer Vorgesetzter wird die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers entweder gar nicht oder deutlich schlechter einschätzen können als ein zwischenzeitlich ausgeschiedener Vorgesetzter. Die gleiche Problematik stellt sich, wenn der Arbeitnehmer innerhalb desselben Betriebs in eine andere Abteilung wechselt und mit anderen Arbeitsaufgaben betraut wird. Selbst wenn der dortige Vorgesetzte den gesamten Zeitraum der Arbeitstätigkeit des Arbeitnehmers ebenso im Unternehmen war, wird er zielsicher nur dessen Arbeitstätigkeit in seiner Abteilung und nicht dessen Arbeitstätigkeit in der früheren Abteilung beurteilen können.

5. Welche Formvorschriften gelten für ein Arbeitszeugnis?

a) gesetzliche Formvorschriften

Bis zum 31.12.2024 mussten Arbeitszeugnisse zwingend der Schriftform genügen. Sie mussten also im Original unterzeichnet sein. Die elektronische Form war bis dahin nicht möglich. Ab 01.01.2025 hat sich das für Arbeitszeugnisse geändert. Insofern der Arbeitnehmer einverstanden ist, kann das Arbeitszeugnis nun auch in qualifizierter elektronischer Form erteilt werden.

b) ungeschriebene Formvorschriften

Neben den erläuterten Formvorschriften werden im Gesetz zwar keine weiteren Vorgaben gemacht. Allerdings haben sich im Laufe der Jahre auf Basis der Rechtsprechung gewisse Standards verfestigt. Weicht der Arbeitgeber hiervon ab, wird der Inhalt des Zeugnisses hierdurch entwertet. Am häufigsten geschieht das insbesondere für die folgenden Kriterien:

• Das Zeugnis enthält Rechtschreib- und/oder Grammatikfehler. Noch schlimmer wäre es, würden im Zeugnis solcherlei Fehler bleibend sichtbar korrigiert.
• Auch Unterstreichungen oder fett formatierte Worte oder Passagen gehören nicht in ein Zeugnis.
• Das Zeugnis selbst muss auf dem Geschäftsbogen des Arbeitgebers ausgestellt sein, wenn die Verwendung eines solchen Geschäftsbogens in der Firma üblich ist. Entgegen dem allgemeinen Geschäftsbriefverkehr hat jedoch das Adressfeld freizubleiben. Stattdessen muss deutlich abgesetzt vom oberen Rand des Zeugnisses und formatierungstechnisch ansprechend das Zeugnis auch als solches bezeichnet sein.
• Zudem gehört zu einer ordnungsgemäßen Form auch die Einhaltung der üblicherweise in Zeugnistexten verwendeten Reihenfolge der nacheinander geschalteten Textpassagen.
• Unakzeptabel ist es, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis ausstellt, in dem allein eine tabellarische Darstellung erfolgt (BAG, Urteil vom 27.04.2021 – 9 AZR 262/20). Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf einen Fließtext, mit Ausnahme der Aufzählung der verrichteten Tätigkeiten.
• Das Arbeitszeugnis muss mit der Originalunterschrift des Arbeitgebers versehen sein. Als Arbeitgeber zählt in der Einzelfirma der Inhaber, bei einer juristischen Person das gesetzliche Vertretungsorgan oder ein innerhalb der Firma mit Personalhoheit betrauter Mitarbeiter.
• Schließlich dürfte sich von selbst verstehen, dass Knicke im Zeugnis oder Flecken auf dem Zeugnis durch den Arbeitnehmer nicht akzeptiert werden müssen.

6. Welchem Textaufbau muss ein Arbeitszeugnis folgen?

Für die Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses hat sich folgende Gliederung eingebürgert und kann wohl als generell üblich bezeichnet werden. Jede Abweichung hiervon würde eine Entwertung des Zeugnisses darstellen:

• Überschrift als „Arbeitszeugnis“ (bei beendetem Arbeitsverhältnis) bzw. als „Zwischenzeugnis“ bei noch laufendem Arbeitsverhältnis)
• Einleitungspassage (persönliche Daten des Arbeitnehmers, Beschäftigungsdauer und ausgeübte Beschäftigungsposition)
• Firmenprofil (kurze Beschreibung des Geschäftsinhalts und der Größe der Firma)
• Tätigkeitsbeschreibung (in der Regel stichpunktartig aufgeführte wesentliche Tätigkeiten des Arbeitnehmers im Rahmen des Arbeitsverhältnisses; geordnet nach deren Gewichtung, wobei die Haupttätigkeiten zuerst aufgelistet werden; Zweck: ein potentieller neuer Arbeitgeber soll sich ein Bild von den Fähigkeiten des Arbeitnehmers machen können)
• Leistungsbeurteilung (Beurteilung von Arbeitsbereitschaft, Arbeitserfolg, Arbeitsweise, Qualität und Umfang der Mitarbeiterführung sowie generelle Anmerkungen [insbesondere das Benennen herausragender Eigenschaften des Arbeitnehmers])
• Zufriedenheitsklausel, die die Leistungsbeurteilung zusammenfasst (hier erfolgt faktisch eine am Schulnotensystem angelehnte verbale kurze Beurteilung),
• Beurteilung des Verhaltens (gegenüber Internen, beginnend mit der Benennung des Ranghöchsten; gegenüber Externen [Kunden, Auftraggebern])
• Schlussformel (im Zwischenzeugnis wird hier der Grund für die Ausstellung des Zwischenzeugnisses benannt, z.B. Wechsel des Vorgesetzen oder mit Einverständnis des Arbeitnehmers die Benennung des Beendigungsgrundes; im Arbeitszeugnis bei Ende des Arbeitsverhältnisses wird in der Regel eine Dank-Bedauerns-Zukunftswünsche-Klausel aufgenommen
• Ort, Datum nebst Unterschrift oberhalb der ebenso aufgenommenen Dienstbezeichnung des Ausstellers

7. Was versteht man unter einer Zufriedenheitsklausel?

Die Zufriedenheitsklausel fasst die Leistungsbeurteilung faktisch in einem Satz zusammen. Deren Abstufung wird über eine jeweils modifizierte und damit unterschiedliche Wortwahl hergestellt. Das lässt sich am besten an konkreten Beispielen verdeutlichen. Die Benotung würde jeweils etwa folgenden bzw. vergleichbaren Textpassagen entsprechen:

• Sehr gut: „Herr Müller erfüllte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“
• Gut: „Herr Müller erfüllte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“ oder „Herr Müller erfüllte seine Aufgaben zu unserer vollsten Zufriedenheit.“
• Befriedigend: „Herr Müller erfüllte seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit.“
• Ausreichend: „Herr Müller erfüllte seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.“
• Mangelhaft: „Die Herrn Müller übertragenen Aufgaben erfüllte er meist zu unserer Zufriedenheit.“
• Ungenügend: „Herr Müller wurde den ihm übertragenen Aufgaben nicht gerecht.“

8. Hat man Anspruch auf Abänderung eines Arbeitszeugnisses?

Grundlegend kann ein Arbeitnehmer immer die Abänderung eines Zeugnisses begehren. Eine andere Frage ist es natürlich, ob der Arbeitgeber dem auch entsprechen muss.

Auf die Berichtigung unrichtiger Daten, enthaltener Schreibfehler oder sonstiger Formfehler hat der Arbeitnehmer immer einen Anspruch. Dem Änderungsbegehren stets nachgeben muss der Arbeitgeber auch hinsichtlich von ihm gewählter Formulierungen, die unsachlich sind und/oder in keinem Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit des Arbeitnehmers stehen.

Will der Arbeitnehmer hingegen die Benotung durch punktuelle Veränderung des Gesamttextes erzielen, muss das Begehren den von der Rechtsprechung geforderten Voraussetzungen entsprechen. Danach hat ein Arbeitnehmer grundlegend nur ein Recht darauf, ein Arbeitszeugnis auf Basis der Note „befriedigend“ zu erhalten. Will er ein besseres Arbeitszeugnis, muss er das beweisen. Will umgekehrt der Arbeitgeber ein schlechteres Zeugnis als „befriedigend“ ausstellen, so hat er seinerseits den dahingehenden Beweis zu erbringen (vgl. Bundesarbeitsgericht, Urteil v. 18.11.2014, 9 AZR 584/13).

Auch wenn das Abänderungsbegehren den Arbeitgeber vielleicht missgünstig stimmt, darf er keine Abänderung nicht bemängelter Passagen vornehmen (LAG Niedersachsen, Urteil vom 12.07.2002 – 10 Sa 1217/21). Auch eine zunächst enthaltene Dank-Bedauerns-Zukunftswünsche-Klausel darf selbst nach mehrfachen Korrekturwünschen des Arbeitnehmers nicht wieder gestrichen werden. Das würde in der Regel gegen das Maßregelverbot verstoßen(BAG, Urteil vom 06.06.2023 - 9 AZR 272/22).

Kann man sich zur Abänderung eines Zeugnisses nicht außergerichtlich verständigen, hilft notfalls ein Zeugnisberichtigungsantrag im Wege eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens. Da ein solches Verfahren Kosten auslöst, sollte zuvor in der Regel aber zunächst der direkte Kontakt zum Arbeitgeber gesucht werden.

Die Erfahrung lehrt hier Folgendes: Je größer das Unternehmen, umso eher wird der Arbeitgeber geneigt sein einzulenken. Einerseits geschieht das aus rein wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Andererseits sind dort die Grundsätze zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses bekannt. Bei kleinen Unternehmen oder Einzelfirmen ist das anders. Ein Handwerksmeister kennt sich naturgemäß nicht mit den Feinheiten der Zeugnissprache aus. Solche Arbeitgeber sind sich oft gar nicht bewusst, dass sie mit einer für sie an sich gut klingenden Bewertung dem Arbeitnehmer tatsächlich einen „Verriss“ bescheinigen. In solchen Fällen kann oftmals bereits das gemeinsame Gespräch die Problematik lösen helfen.

Kann die Sache außergerichtlich geklärt werden, hat man eine rasche Lösung erzielt. Daneben werden die Emotionen flach gehalten und schließlich wird auch noch der Geldbeutel geschont.

9. Darf das Zeugnis auf eine Arbeitgeberkündigung hinweisen?

Der Arbeitgeber schuldet ein wohlwollendes Arbeitszeugnis. Unter wohlwollend ist keineswegs zu verstehen, dass der Arbeitgeber unwahre Behauptungen aufstellen muss. Unter Wohlwollen ist aber zu fassen, dass der Zeugnisinhalt der künftigen beruflichen Entwicklung des Arbeitnehmers nicht entgegenstehen darf.

Die Erwähnung des Umstands, dass dem Arbeitnehmer ordentlich oder außerordentlich gekündigt wurde, kann sich künftig negativ für den Arbeitnehmer auswirken. Deshalb hat die Erwähnung einer Kündigung im Arbeitszeugnis zu unterbleiben. Anschließend daran versteht es sich von selbst, dass auch nicht erwähnt werden darf, sollte der Arbeitnehmer gegen eine Kündigung eine Kündigungsschutzklage erhoben haben.

Abgesehen davon kann es aber in Ausnahmefällen für den Arbeitnehmer (und nach dessen Zustimmung) günstiger sein, wenn die Kündigung erwähnt wird. Das betrifft solche Fälle, in denen der Arbeitgeber eine betriebsbedingte Kündigung ausgesprochen hat. Hieran trifft den Arbeitnehmer keine Schuld. In der Regel stellen Arbeitgeber dann aber im Text explizit heraus, dass die Kündigung auf Basis der Sozialauswahl ausgesprochen werden musste und das Ausscheiden des Arbeitnehmers ausdrücklich bedauert wird.

10. Hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Schlussformulierung?

Unter Schlussformulierung ist eine sogenannte Dank-Bedauerns-Zukunftswünsche-Klausel zu verstehen. Im Arbeitszeugnis liest sich das in der Regel wie folgt: „Wir bedauern, dass Herr Meier unser Unternehmen verlässt, danken ihm für die langjährige gute Zusammenarbeit, wünschen ihm beruflich weiterhin viel Erfolg sowie privat alles Gute.“

In der Rechtsprechung werden dazu, ob der Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Schlussformulierung hat, verschiedene Auffassungen vertreten. Das Bundesarbeitsgericht geht seinerseits zwar grundlegend davon aus, dass kein Anspruch hierauf besteht. Manche Landesarbeitsgerichte sehen das allerdings anders. Wieder andere Landesarbeitsgerichte modifizieren zwischen den Aspekten des Danks, des Bedauerns und der Zukunftswünsche. Gerade wegen der Uneinigkeit der Gerichte sollte der Arbeitnehmer aber stets versuchen, auf die Aufnahme der Klausel hinzuwirken.

Aber auch wenn eine solche Verständigung aussichtslos erscheint, weil bereits ein vom Zeugnisstreit losgelöstes arbeitsgerichtliches Verfahren (etwa wegen Urlaubsabgeltung, Überstundenvergütung oder Entgeltfortzahlung) angestrengt wurde, sollte dort die Thematik dennoch mit aufgegriffen werden. In der Regel sind Arbeitgeber nicht geneigt, sich um einzelne Zeugnispassagen intensiv und kostenmehrend zu streiten.

Sieht man, dass das Fehlen der Schlussklausel möglicherweise die künftige berufliche Entwicklung des Arbeitnehmers gefährden kann, sollte sich der Arbeitnehmer deshalb stets um die Aufnahme einer solchen Klausel bemühen.

11. Welche Textpassagen darf ein Zeugnis nicht enthalten?

Sinn und Zweck eines Arbeitszeugnisses ist es, einem potenziell neuen Arbeitgeber kurz und knapp Informationen über Art und Umfang der Arbeitstätigkeit des Arbeitnehmers sowie dessen Leistung und Verhalten aufzuzeigen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass sich der Arbeitgeber der Benennung solcher Aspekte zu enthalten hat, die nicht unmittelbar mit diesen Kriterien im Zusammenhang stehen. Zu benennen sind hier dem Grundsatz nach im Wesentlichen folgende:

• jedwede Art von Fehlzeiten (solange das Arbeitsverhältnis hiervon nicht wesentlich geprägt wurde)
• nicht betriebsbezogene individuelle Merkmale des Arbeitnehmers (Gesundheitszustand, Schwerbehinderteneigenschaft, Gründe für Sonderkündigungsschutz, außerdienstlich strafbares Verhalten, politische oder sexuelle Orientierung)

12. Wann kann ein Zeugnis verlangt werden?

Ein Arbeitszeugnis kann der Arbeitnehmer immer dann fordern, wenn das Ende des Arbeitsverhältnisses durch ausgesprochene Kündigung, nahendes Ende der vereinbarten Befristung oder Aufhebungsvertrag absehbar ist.

Ein Zwischenzeugnis kann der Arbeitnehmer immer dann verlangen, wenn er ein hierauf gerichtetes berechtigtes Interesse besitzt. Wann das konkret der Fall ist, wurde oben bereits geklärt.

13. Welches Ausstellungsdatum muss das Zeugnis haben?

Da das Zeugnis die Bewertung des Arbeitnehmers für den gesamten zeitlichen Verlauf des Arbeitsverhältnisses enthält, muss das Ausstellungsdatum dem Tag des rechtlichen Ausscheidens des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis entsprechen.
Das ist der letzte Tag der Kündigungsfrist bzw. der letzte Tag einer laufenden Befristung.

Selbst wenn der Arbeitnehmer für den Lauf der Kündigungsfrist freigestellt wird, ändert das grundlegend nichts am Gleichlauf zwischen Ausstellungsdatum und rechtlichem Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses. Das Arbeitszeugnis kann also nicht mit dem Datum unterzeichnet werden, an dem der Arbeitnehmer vor der Freistellung tatsächlich letztmals im Betrieb anwesend war. Eine solche Benennung würde das Zeugnis entwerten.

Selbst dann, wenn der Arbeitnehmer eine Zeugnisberichtigung erzielt hat, darf der Arbeitgeber nicht etwa das Datum der vorgenommenen Berichtigung des Arbeitszeugnisses einsetzen. Auch hier muss er das rechtliche Beendigungsdatum einfügen.