Kündigungsschreiben – Die häufigsten Fragen

1. Muss das Kündigungsschreiben mit „Kündigung“ überschrieben sein?

Weder als Überschrift, noch im Fließtext muss das Wort Kündigung erwähnt werden. Das Schreiben muss jedoch inhaltlich klar und deutlich erkennen lassen, dass das Arbeitsverhältnis beendet werden soll. Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, liegt eine Kündigungserklärung vor.

2. Ist die Kündigungserklärung unter einer Bedingung möglich?

Grundsätzlich darf das Kündigungsschreiben keine Bedingung enthalten. Eine solche erklärte Kündigung wäre in der Regel unwirksam. Das gilt beispielsweise dann, wenn der Arbeitgeber eine Kündigung für den Fall erklärt, er würde einen bestimmten Folgeauftrag seiner Kunden nicht erhalten. Würde eine Kündigung unter einer Bedingung ausgesprochen werden dürfen, wäre nie ganz genau klar, ob das Arbeitsverhältnis nun tatsächlich gekündigt wurde oder doch nicht. Eine solche Unsicherheit ist nicht hinnehmbar.

Eine Ausnahme von diesem Grundsatz wird jedoch für solche Bedingungen gemacht, deren Eintritt in der Macht des Empfängers der Kündigung liegt. Das ist beispielsweise bei einer sogenannten Änderungskündigung der Fall. Dort spricht der Arbeitgeber eine Kündigung für den Fall aus, dass der Arbeitnehmer sich nicht mit der Änderung (in der Regel Verschlechterung) seiner Arbeitsbedingungen einverstanden erklärt.

3. Ist eine mündliche oder elektronisch erklärte Kündigung möglich?

a) Kündigung durch die Arbeitsvertragspartei

Im Gesetz ist ausdrücklich geregelt, dass die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses durch die Arbeitsvertragsparteien stets schriftlich sein muss. Anderenfalls ist die Kündigung unwirksam. Dabei muss die gesamte Kündigungserklärung der Schriftform genügen. Sie muss also nicht nur selbst in Schriftform abgefasst sein, sondern vom Arbeitgeber eigenhändig unterzeichnet werden.

Zur Abgrenzung muss sich verdeutlicht werden, dass das Gesetz auch die Textform kennt. Für die Textform würde eine E-Mail, ein Telefax oder eine WhatsApp-Nachricht genügen. Das ist für ein Kündigungsschreiben nicht ausreichend. So ist eine Kündigung per WhatsApp unwirksam.

Nach derzeitiger Rechtslage genügt auch nicht, wenn die Unterschrift mit qualifizierter elektronischer Signatur erstellt wurde oder eine eingescannte Unterschrift auf das Kündigungsschreiben aufgebracht ist.

Eine Kündigung durch die Arbeitsvertragsparteien kann also einzig dann wirksam ausgesprochen werden, wenn das in Schriftform mit Originalunterschrift der kündigenden Arbeitsvertragspartei erfolgt.

b) Kündigung durch anwaltliche Vertreter

Vorsicht ist geboten, wird in einem laufenden Gerichtsverfahren durch den anwaltlichen Vertreter der Arbeitsvertragspartei gekündigt. Seit 17.07.2024 gilt hier eine wichtige Ausnahme:

Die sonst zwingend notwendige Schriftform der Kündigungserklärung kann dann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn die Kündigung im Rahmen eines Gerichtsverfahrens in einem dort vorbereitenden Schriftsatzes erklärt wird und klar erkennbar ist. Das Kriterium der Erkennbarkeit richtet sich dabei insbesondere einerseits nach der optischen Wahrnehmbarkeit der Erklärung und andererseits danach, ob die Erklärung auch inhaltlich zweifelsfrei als Kündigung eingeordnet werden kann.

Wichtig: Auch gegen eine so erklärte Kündigung muss fristgerecht Kündigungsschutzklage erhoben werden!

4. Kann eine Kündigung auch bereits vor Arbeitsantritt erfolgen?

Das Arbeitsverhältnis kann grundsätzlich auch bereits vor dem Arbeitsantritt des Arbeitnehmers wieder gekündigt werden. Auch dann ist die einschlägige Kündigungsfrist einzuhalten. Die Kündigung ist nur dann nicht möglich, greift Sonderkündigungsschutz oder sieht der Arbeitsvertrag eine andere Regelung vor. Eine solche Regelung kann dahingehend lauten, dass das Arbeitsverhältnis nicht vor Arbeitsantritt gekündigt werden darf. In besonderen Ausnahmefällen kann aber auch aus den Begleitumständen des Vertragsschlusses oder dem sonstigen Inhalt des Vertrags zu schlussfolgern sein, dass eine Kündigung vor Arbeitsantritt nicht möglich ist. Das kann beispielsweise die Vereinbarung einer Vertragsstrafe nur für den Fall des Nichtantritts der Arbeit sein. Denkbar sind aber auch Fälle, in denen der Arbeitgeber den Arbeitnehmer aus einem anderen Arbeitsverhältnis abgeworben hat und nun vor dessen Arbeitsantritt doch wieder kündigen will. Hierbei handelt es sich aber um Einzelfälle, die nicht pauschaliert betrachtet werden können. Eine konkrete Zuhilfenahme fachmännischen Rats ist dabei unerlässlich.

5. Kann ich die Annahme des Kündigungsschreibens verweigern?

Eine Kündigung ist eine einseitige Erklärung. Sie entfaltet ihre Wirksamkeit mit Zugang bei der Gegenseite. Anders als bei einem Vertrag muss die Gegenseite also nicht damit einverstanden sein. Die Kündigung wirkt allein durch ihren Zugang. Die Kündigung wird also bereits dann wirksam, wenn sie Ihnen zugeht – unabhängig davon, ob Sie das wollen oder nicht.

Mit dem Zugang werden zwei Fristen ausgelöst. Einerseits die 3-wöchige Frist für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Andererseits beginnt bei ordentlichen Kündigungen die ordentliche Kündigungsfrist zu laufen. Der Zeitpunkt des Zugangs einer Kündigung ist daher von besonderer Bedeutung.

Für den Zugang des Kündigungsschreibens ist es nicht entscheidend, ob Sie die Kündigung in den Händen halten. Entscheidend ist vielmehr, dass die Kündigungserklärung so in Ihren Machtbereich gelangt, dass Sie unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit hätten, von der Kündigung Kenntnis nehmen zu können. Verweigern Sie die Annahme einer Kündigung, nutzt Ihnen das also nichts. Die oben benannten Fristen beginnen gleichwohl zu laufen. Sie schaffen sich zugleich aber ein vermeidbares Problem damit, dass Sie nun noch nicht einmal den Inhalt der Kündigung kennen. So können Sie auch schlecht abschätzen, in welcher Weise Sie am besten gegen die Kündigung vorgehen.

6. Was geschieht, geht mir das Kündigungsschreiben im Urlaub zu?

Für den Zugang der Kündigung kommt es nur auf die Möglichkeit der Kenntnisnahme an. Die tatsächliche Kenntnisnahme spielt daher keine Rolle. Es spielt deshalb auch keine Rolle, ob der Empfänger der Kündigung bei deren Zugang durch Krankheit oder Urlaub an der konkreten Kenntnisnahme gehindert war. In solchen Fällen trifft den Empfänger nach der Rechtsprechung nämlich die Verpflichtung, die notwendigen Vorkehrungen zur Herbeiführung der tatsächlichen Kenntnisnahme zu treffen. Das wäre etwa durch eine regelmäßige Leerung des Briefkastens durch Nachbarn der Fall.

Der Vollständigkeit halber ist aber anzumerken, dass Sie nicht schutzlos gestellt sind. Zwar wäre wegen Ihrer Urlaubsabwesenheit die 3-Wochen-Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage bereits abgelaufen. Da Sie diese Frist aber unverschuldet versäumt haben, besteht die Möglichkeit der nachträglichen Zulassung der Kündigungsschutzklage. Das muss innerhalb von 14 Tagen seit Wegfall des Hindernisses erfolgen.

7. Kann der Arbeitgeber während meiner Krankheit kündigen?

Zwar hält sich bei vielen Arbeitnehmern hartnäckig das Gerücht, der Arbeitgeber dürfe während der Erkrankung des Arbeitnehmers nicht kündigen. Das ist jedoch unrichtig. Der Arbeitgeber kann auch während der Krankheit kündigen. Der Arbeitgeber kann jedoch nicht ohne weiteres wegen einer Krankheit kündigen. Für krankheitsbedingte Kündigungen sind besondere Hürden zu überwinden. Der bloße Ausspruch der Kündigung während der Krankheit ist aber möglich.

8. Muss eine Kündigung begründet werden?

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber eine Kündigung nicht begründen. Es genügt, wenn deutlich wird, dass Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt gekündigt werden soll. Arbeitnehmer haben bei einer Kündigung umgekehrt also keinen Anspruch darauf, gleichzeitig über die Kündigungsgründe informiert zu werden, um etwa ihre Prozessaussichten für eine zu erhebende Kündigungsschutzklage besser beurteilen zu können.

Hiervon gibt es aber im Gesetz einige Ausnahmen für besonders schutzwürdige Personengruppen. Dazu gehören insbesondere Schwangere und Auszubildende. Unter anderem in diesen Fällen muss die Kündigung einen Kündigungsgrund enthalten. Sonst ist die Kündigung bereits deshalb unwirksam.

9. Kann ein Vertreter des Arbeitgebers kündigen?

Eine Kündigung ist nur wirksam erklärt, wenn die zur Kündigung berechtigte Person die Erklärung abgegeben hat. In jedem Fall gehört hierzu der Arbeitgeber selbst. Der Arbeitgeber kann jedoch auch andere Personen hiermit bevollmächtigen. Als bevollmächtigte Person des Arbeitgebers zählen ohne weiteres Prokuristen oder auch Personalleiter, in jedem Fall ebenso die Personen, die den Arbeitsvertrag unterschrieben haben.

Hat sich die kündigende Person nicht ausreichend legitimiert (etwa durch Vorlage einer formwirksamen Vollmacht), sollten Sie die Kündigung unverzüglich zurückweisen. Dadurch wird die Kündigung unwirksam. Der Arbeitgeber muss die Kündigung neu aussprechen. Dabei kommt es zu einer gewissen Zeitverzögerung. Die Zeitverzögerung wiederum kann zur Folge haben, dass sich die Kündigungsfrist entweder hinausschiebt oder sich wegen dann längerer Beschäftigungsdauer sogar verlängert. Bei einer außerordentlichen Kündigung kann der weitere Zeitablauf dazu führen, dass die Kündigungserklärungsfrist abgelaufen ist und die außerordentliche Kündigung schon deshalb nicht mehr wirksam möglich ist.

10. Ist die Beschäftigungsdauer zur Berechnung der Kündigungsfrist im Zeitpunkt der Kündigungserklärung oder zum Ablauf der Kündigungsfrist maßgeblich?

Die für den Arbeitgeber zu beachtende Länge der Kündigungsfrist ist abhängig von der Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers. Für die Berechnung der Kündigungsfrist ist dabei stets die Länge des bisherigen Arbeitsverhältnisses zum Zeitpunkt des Ausspruchs der Kündigung heranzuziehen. Das gilt für jede ordentliche Kündigung und auch für Kündigungen in der Probezeit.

Beispiel:

Im Arbeitsvertrag ist eine Probezeit vom 01. Januar bis zum 30. Juni vereinbart. Während der Probezeit gilt eine 14-tägige Kündigungsfrist. Nach Ablauf der Probezeit gilt eine Kündigungsfrist von 4 Wochen zum 15. oder letzten Tag eines Monats. Der Arbeitgeber könnte hier spätestens zugehend am 30.06. kündigen. Dann würde die Kündigung noch mit einer Frist von lediglich 14 Tagen möglich sein. Kündigt der Arbeitgeber hingegen erst am 01.07., wäre die Kündigung erst zum Ablauf des 31.07. möglich.

11. Ist die Kündigung zugegangen, wird sie meinem Ehegatten übergeben?

Der Arbeitgeber muss für den Zugang der Kündigung sorgen, damit diese wirksam wird. In welcher Weise der Arbeitgeber den Zugang herbeiführt, ist dabei ihm selbst überlassen. In der Regel wird der Postweg gewählt oder die Übergabe am Arbeitsplatz. Die Rechtsprechung sieht aber gemeinsam in einer Wohnung lebende Ehepartner jeweils wechselseitig als Empfangsboten an. Das bedeutet, dass auch die Übergabe des Kündigungsschreibens an den Ehepartner den Zugang wahrt.

Mit der Übergabe an den Ehepartner gilt die Kündigung als in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangt. Das gilt nach der Rechtsprechung selbst dann, wenn das Kündigungsschreiben dem Ehepartner anderswo als an der Wohnung übergeben wird. So gesehen ist der Ehepartner sogar ein besserer Garant für den Zugang einer Kündigung als jeder Briefkasten. Bei einem Briefkasten ist ein Zugang nur dann anzunehmen, wenn üblicherweise mit dessen Leerung zu rechnen ist. In den Abendstunden wäre das z.B. nicht mehr der Fall. Würde der Arbeitgeber aber die Kündigung in den Abendstunden dem Ehegatten überreichen, gilt die Kündigung als zugegangen.

Das gilt auch unabhängig davon, ob der Ehepartner grundlegend empfangsbereit ist oder nicht. Mit der Übergabe an den Ehepartner ist es dem Arbeitnehmer grundlegend möglich, vom Inhalt der Kündigung Kenntnis zu erlangen. Mehr braucht es für einen wirksamen Zugang nicht. Problematisch wird die Übergabe an den Ehepartner allerdings dann, wenn beide bereits in Trennung leben.

12. Ist die Kündigung wirksam zugegangen, habe ich sie nur durchgelesen?

Hier ist zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber das Kündigungsschreiben nur zum Durchlesen übergeben hat und danach von Anfang an wieder an sich nehmen wollte oder ob Sie nach dem Durchlesen die Mitnahme des Kündigungsschreibens verweigert haben.

Hat der Arbeitgeber von Anfang an nicht vor, Ihnen das Kündigungsschreiben auszuhändigen, dann lehnt die Rechtsprechung einen wirksamen Zugang der Kündigung ab. Nötig ist es, dass Sie die Möglichkeit haben, das Kündigungsschreiben als verkörperte Erklärung im empfang zu nehmen.

Gemessen an diesem Maßstab würde das umgekehrt aber bedeuten, dass das Liegenlassen der Kündigung beim Arbeitgeber den Zugang nicht hindert. Der Arbeitnehmer hatte die Möglichkeit, sich den Gewahrsam an der verkörperten Kündigungserklärung zu verschaffen. Allein die Möglichkeit genügt, damit die Kündigung als zugegangen gilt. Nimmt er die Möglichkeit nicht wahr, muss er das gegen sich gelten lassen.

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